會議策劃方案是會議策劃成果以文件形式的反映和表達，是會議策劃目標、意圖和實施細則的書面形式，是會議工作組織根據領導意圖和指示制定的詳細書面計劃。它是會議籌備工作的基礎，是籌備工作有序進行的保障。會議策劃方案經領導審批后，由會議組織實施。

會議策劃方案主要包括會議概要、會議日程及相關事務、會議預算以及其他需要說明的事項。

會議策劃方案的主要內容

1）會議概要

在會議的概要部分，確定會議的主題。會議主題要與會議目標相一致，同時要有號召力、關注力和共鳴力。例如，區(qū)域商務合作論壇的主題可以是“共謀未來”。公司新產品營銷動員會以“開拓市場，創(chuàng)新品牌”為主題。為了使主題更加生動、通俗，在主題表達中經常使用圖形符號。例如，用“攜手并進，創(chuàng)造區(qū)域商業(yè)之光”等圖形來表達“共謀未來”的主題。

會議的具體時間和地點也應在方案中明確。涉及多個會場的會議，應當逐項標明會場。最好明確會議的組織機構，如主席團、書記組、宣傳組、會務組、保衛(wèi)組等，確定各小組負責人，確保會議工作的落實。對于涉及特殊設備要求的會議，應在滿足規(guī)劃方案中規(guī)定設備品種、規(guī)格和具體要求。

2）會議日程及相關事務

會議日程是會議計劃的主要部分。會議日程往往是由時間和事件組成的表格，但會議的許多主要事項卻無法在日程中詳細列出。因此，對于會議策劃者來說，一份涵蓋會議從策劃、實施到評價、反饋各個環(huán)節(jié)的相關事務明細表是必要的。會議日程應考慮參會人員的到達和離開時間、各時段的活動安排、會議的主題內容、活動地點等，除了會議的正式議程，包括就餐、參觀、娛樂和休息安排外，還需要考慮到細節(jié)盡可能準確。一份詳細的會議日程和相關事務清單實際上為會議的組織提供了藍圖。如果按照藍圖辦事，自然可以有條不紊地組織會議，實現會議預定的目標。

3）會議預算以及其他需要說明的事項

會議預算應根據實際情況，包括交通費、食宿費、場地租金、會議資料等固定費用。會議的預算通常是按照“節(jié)約、高效”的原則來運作的。